اندر خواص روابط عمومی ها

خب؛ اون پوسترا رو باید بچسبونیم روی دیوار

باید بریم وسایل برگزاری و پذیرایی از مهمان ها هم آماده کنیم

متاسفانه روابط عمومی در برخی از سازمان های ما به همین حد محدود می شود، ولی این تنها گوشه ای از وظایف روابط عمومی هاست آن هم در سازمانها و نه در جنبه های گوناگون دیگر آن .

در روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی برآن شدیم تا بیشتر درباره روابط عمومی ها با هم صحبت کنیم و شاید بتوانیم تنها گوشه ای از پتانسیل بالای این بخش را در سازمان ها برای شما به نگارش در آوریم. قبل از اینکه در رابطه با اهمیت روابط عمومی صحبت کنیم بهتر است اول تعریفی از آن ارائه دهیم. تعاریف موجود از روابط عمومی بسیار زیاد است که ما در اینجا تنها به یک تعریف از این میان بسنده می کنیم: روابط عمومی فعالیتی است ممتد ، مداوم و طرح‌ریزی شده که از طریق آن ، افراد و سازمانها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند به دست آورند و در حقیقت بخشی از مدیریت است و در اغلب موارد نقش مغز متفکر ، قلب تپنده ، دست اجراء ، پای پیشرفت ، گوش شنوا ، چشم بینا و زبان گویای سازمان مدیریت آن را ایفا می‌کند.

روابط عمومی ها خلاف آنچه در حال حاضر از آنها استفاده می شود، دارای کارکردی خاص و نهادی ارزشمند در سازمان ها هستند. در واقع عنصری اساسی و حیاتی در مجموعه های مختلف اداری،غیراداری و ... محسوب می شوند.

روابط عمومی ها دارای پتانسیل بسیار بالایی هستند که یک سازمان می تواند با استفاده از این پتانسیل خود را به اوج محبوبیت در نزد افکارعمومی، قدرت و کارایی رساند و بالعکس می تواند با بی توجهی به این نهاد و یا با عدم کارایی و همینطور کارایی نادرست از آن خود را مهجور و حتی به سمت  تعطیلی بکشاند.

روابط عمومی ها در واقع به عنوان بازوی توانمند یک سازمان و مدیریت آن مطرح هستند. این نهاد در یک سازمان به خصوص در سازمان های فرهنگی باید یک حالت نرم افزاری داشته باشد. روابط عمومی ها را در حال حاضر در برخی از سازمان ها با بخش تبلیغات، تشریفات و خدمان فرهنگی  به یک نگاه می نگرند و آنها را اجزایی در کنار هم برای یک مجموعه به حساب نمی آورند و این خود باعث می شود که کارکرد و بازدهی این نهاد و عضو حیاتی یک سازمان را به حداقل برسانند که این خود به ضرر خود سازمان ها می باشد. در حالی که این مجموعه ها ( تبلیغات، تشریفات و... )  به عنوانی عضوی مستقل در یک سازمان باید مطرح باشند و یا بعنوان اجزایی در زیرمجموعه روابط عمومی برای پیش برد اهداف سازمان.

 همانطور که اشاره شد روابط عمومی ها  کارایی و حالتی نرم افزاری دارند و مجموعه های مذکور کارایی و حالتی  سخت افزاری که می توانند زیر نظر روابط عمومی به فعالیت بپردازند و در پیشبرد اهداف سازمان با روابط عمومی ها همکاری کنند. برای درک بهتر موضوع یک مثال بسیار ساده می زنم: در نظر بگیرید که مناسبتی در راه است و در همین راستا روابط عمومی باید در پی تدارک مراسمی رسمی برای گرامیداشت آن مناسبت  باشند. در سازمانی که روابط عمومی جایگاه مهمی ندارند و به آن اهمیتی داده نمی شود، کارمندان آن خود در پی تدارک جزیی ترین موارد لازم برای برگزاری این مراسم هستند در حالی که ممکن است کارهایی که در پی انجام آن هستند جز حیطه فعالیت بخش تدارک یک سازمان باشد ولی در سازمانی که بخش روابط عمومی آن اهمیت داده شده  این کارکرد های جزیی در از وظایف بخش تدارکات آن است و کارهایی کلی تر بر دوش این بخش قرار دارد مثلا طرح چیدمان سالن و یا استفاده از مهارت ها وتکنیک ها و همینطور تعیین خط مشی ها برای دستیابی بازدهی بالا از مراسم مورد نظر. در واقع بهتر است در یک سازمان با تقسیم وظایف و مشخص کردن حیطه فعالیت هر یک از مجموعه های مذکور بتوان بازدهی بهتری را از مجموع فغالیت آنان حاصل کرد.

روابط عمومی ها در یک سازمان دارای تکنیک ها و همینطور فعالیت هایی هستند که از عمده ترین آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

پایش (مونیتورینگ) رسانه ها، افکارسنجی، پوشش خبری و ارتباط با رسانه ها، مدیریت و تولید محتوای پایگاه اطلاع رسانی در اینترنت (وب سایت)، تهیه، تدوین و انتشار نشریه، چاپ و انتشارات، حضور در نمایشگاه ها، تحقیقات و پژوهش و برنامه ریزی، تبلیغات و .... 

کارایی روابط عمومی تا حدی گسترده است که توضیح همه مقولات آن در این نوشتار نمی گنجد و ما در همین حد اکتفا می کنیم.  در ادامه باید به این نکته اشاره کنم که این نهاد یک سری از اهداف را برای خود مدنظر دارد و تمامی فعالیت های خود در راستای رسیدن به این اهداف است، که می توان به این سه هدف اصلی برای هر روابط عمومی اشاره کرد:

الف) اطلاع رسانی

ب) اقناع و نرغیب ( بدون زر و زور و تزویر )

ج) گسترش مشارکت

واقعا اگر روابط عمومی ها با برنامه ریزی و هدف خاص در یک سازمان فعالیت کنند، می توانند سازمان را به تعالی و برتری برسانند، قیاس عملکرد روابط عمومی و سنجش کار آن به عهده متخصصین این عرصه است ولی در یک مدل ساده اگر بخواهیم، فعالیت های آن را مورد سنجش قرار دهیم، بهترین روش این است که ببینیم با حذف این بخش از سازمان چه تغییراتی در روند عملکرد و سطح بازدهی آن و همینطور موقعیت سازمان در نزد افکار عمومی پیش می آید و با توجه به سیر سعودی و نزولی این موارد می توانیم تا حدودی عملکرد روابط عمومی را در یک سازمان بسنجیم.

امید است که با نگاهی نو و  عمیق به این بخش و استفاده از توانایی های آن، اهمیت روابط عمومی ها در کشور ما مورد توجه قرارگیرد و سازمان های ما با توجه به این پتانسیل موجود در خود روز به روز بر اقتدار و کارایی آنان افزوده شود. که بهبود روابط عمومی به یقین موجب بهبود سازمان می شود و این مهم خود گامی است در جهت پیشرفت و توسعه کشور عزیزمان ایران.